إعداد تقرير التحليل الاحصائي
يعتبر التقرير الإحصائي لنتائج البيانات شكل منظم من أشكال عرض البيانات والمعلومات، ولما هذه البيانات من دور أساسي في اتخاذ القرار، تأتي الأهمية البالغة لتقنيات إعداد التقارير، كما وتعتبر وسيلة من وسائل الاتصال داخل المؤسسة الواحدة، بين مختلف وحداتها، أو بين المؤسسات والدوائر المختلفة. ولذلك، نعتبر عملية إعداد التقارير عملية فنية تحتاج توافر الخبرات والمهارات الفنية المتقنة، وتتطلب الكثير من الجهد نظراً لتعدد الجوانب التي تشتمل عليها.
وللتقرير الرئيسي للمسح أهمية كبيرة باعتباره المنتج الإحصائي النهائي الذي سيعرض ويقدم للمستخدمين من خال نشره إما عبر الصحف أو المواقع الالكترونية أو اللقاءات الصحفية، ..الخ.
مفهوم تقرير التحليل الإحصائي:
ان كتابة التقرير تتطلب تحديد نوعه والهدف من كتابته وما هي المحتويات التي يتضمنها.
- كلمة (تقرير) هي في الأصل مشتقة من الفعل قرر بمعنى قرر المسألة أو الرأي، أي حققه ووضحه.
- التقرير بشكل عام (Report): هو عرض كتابي للبيانات والمعلومات والحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة ما، يتضمن عرضاً تحليلياً ومنطقياً، وبأسلوب مبسط منظم، مع ذكر النتائج والاقتراحات والتوجيهات التي تتماشى مع نتائج التحليل التي تم التوصل إليها، ولأن التقارير تمثل مستندات رسمية تتم قراءتها بواسطة الآخرين، لذلك يجب أن تتصف دائم بالدقة والتركيز والوضوح.
- التقرير الاحصائي: هو وثيقة تعرض معلومات عن واقع أو ظاهرة في المجتمع، وتتطرق هذه الوثيقة في بعض الأحيان لتحليل الفجوات بين الواقع الحالي والواقع الأمثل (المرجو تحقيقه)، وقد تخلص إلى استنتاجات وتقترح توصيات تساعد في صنع القرار، ويوجد أساساً أربعة أنواع من التقارير.
ما هي أنواع التقارير الإحصائية:
- التقارير العلمية.
- النشرات الاحصائية (التقارير الوصفية): أغلبيتها تعرض جداول (وقد تحل محلها قاعدة بيانات).
- التقارير الإحصائية المبنية علي دراسة لبيانات ناتجة عن التعددات، المسوح الاحصائية الجارية أو الدورية، أو معلومات من السجلات الإدارية أو كلها معاً.
- تقارير إحصائية متخصصة.
أطلع أيضًا على ما هي المقاييس الإحصائية
شروط إعداد التقرير الإحصائي الجيد:
أولاً: الوضوح (Clarity):
وضوح أسلوب الكتابة وسهولته هو الأساس في كتابة التقارير الاحصائية، ولتصل الفكرة بوضوح يجب:
- اختيار المفردات اللغوية الصحيحة والابتعاد عن المصطلحات الفنية والعلمية المعقدة والمفردات اللغوية صعبة الفهم، وعدم الإكثار في وضع التفاصيل غير الأساسية لتجنب التشويش والإرباك.
- ترابط العبارات والفقرات عند كتابة التقرير، واستخدام وسائل ربط الجمل والأفكار.
ثانياً: الدقة (Accuracy):
الدقة مطلوبة في كل مراحل العمل الإحصائي سواء في عرض موضوع التقرير، أو عند جمع البيانات والمعلومات المتعلقة به، والاعتماد على مصادر المعلومات الموثوق فيها.
ثالثاً: الموضوعية (Objectivity):
وتعنى عدم التحيز عند عرض المعلومات الخاصة بالموضوع أو النتائج.
رابعًا: الايجاز (Concise):
- تعني الاختصار والايجاز في الكتابة، فكل ما هو غير ضروري وهامشي يقلل من قيمة المهم والأساسي من الأفكار، العناوين يجب ان تكون مختصرة، وتعبر عن المضمون.
- التركيز على الأفكار الهامة لتأكيدها واختيار المكان المناسب لعرضها في التقرير فمثلاً قد تكون العبارة التي تحتاج إلى التأكيد في بداية الفقرة مثلاً أو نهايتها، كما أن استخدام عدد أكبر من الكلمات المعبرة وكتابتها بخطوط أعرض أو خطوط تختلف عن سياق باقي كلمات النص أو التقرير يحقق إبرازها وتأكيدها.
- إذا أردنا ضمان النجاح للتقارير المقدمة فمن الضروري في إيصال الرسالة والهدف المنشود مراعاة الإيجاز لمساعدة القارئ على الإلمام بالمحتويات بأقل وقت ممكن.
- ويمكن تحقيق الإيجاز باختصار الألفاظ والتعبيرات واللجوء إلى العبارات الموجزة طالما أنها لا تخل بالمعنى المقصود، كذلك إيجاز الفقرات وعدم إطالتها وأن تخدم فكرة واحدة بمجموعة من الجمل المترابطة.
- الاختصارات والأحرف الأولى، يجب استخدام الاختصارات والأحرف الأولى باعتدال، وتعريف المصطلحات بالكامل خال أول ذكر لها في التقرير بحيث يتعرف القارئ على ما تعنيه، تليها الاختصارات، ثم بعد ذلك تستخدم المختصرات في بقية النص على سبيل المثال: مؤشر أسعار المستهلك (CPI).
خامسًا: التسلسل المنطقي في عرض المعلومات (Logical sequence for presenting information):
من الضروري ترتيب وعرض التقرير بشكل منطقي منظم، وذلك من خلال:
- الترتيب الزمني للأحداث الواردة بالتقرير.
- الترتيب المكاني، كلما أمكن ذلك.
- التدرج عند عرض الموضوعات من البسيط إلى المعقد فالأكثر تعقيداً.
- ينبغي عدم استخدام التعبيرات الغامضة لتحديد التواريخ مثل العام الماضي أو الشهر الماضي، بل يجب تحديد السنة والشهر، على سبيل المثال: يوليو 2005.
- الفترة المرجعية: ينبغي إيلاء الفترة المرجعية على الفور تحت العنوان الوصفي الرئيسي خال نشر التقرير أو نشر البيانات الأولية، على سبيل المثال: مسح شهري لدخل الأسرة ديسمبر 2002 وفي حال كانت البيانات الأولية ينبغي أن يبين لتجنب التكرار في النص.
- الأرقام: فمن المقبول استخدام النسبة البسيطة مثل: نصف، ثلث، ربع، وخمس للتعبير عن النتائج، حيث استخدام نسبة أبعد من هذه يصعب فهمها، فيجب أن تكون متسقة ولا تخلط النسب في نفس الجملة، ويجب استخدام الأعداد الصحيحة عندما يكون ذلك ممكن، بالإضافة إلى أنه ينبغي عدم خلط النسب المئوية في نص واحد حتى لا تحجب وتمنع وصول الرسالة.
- العنوان الرئيسي والعناوين الفرعية: ينبغي أن تتسم كافة عناوين الإصدارات بالاختصار والدقة وتحتوي على عنوان الموضوع والفترة المرجعية فقط، بحيث يتم الإشارة بالعنوان الرئيسي إلى سنوات الأساس والتواريخ، وعلى سبيل المثال: الناتج المحلي الإجمالي الحقيقي بتكلفة عوامل الإنتاج من جانب الصناعة، يوليو 1993 الأولية.
سادسًا: الاقناع (Convinced):
ويقصد به ذكر الحقائق كاملة في التقرير دون أي نقص أو إضافة ودون تغيير حتى لا يشكك في التقرير، وفي هذا الشأن يجب أن يفرق كاتب التقرير ما بين الحقائق المطلوبة والآراء ووجهات النظر.
الشكل النهائي للتقرير الاحصائي:
يعتبر تقرير المسح الرئيسي أحد أهم منتجات المسح، وهو عادة ما يكون أول تقرير منتج ومخرج إحصائي وفر للمستخدمين، وبالتالي يحتوي على معلومات عديدة منها أهداف ومنهجية المسح وتوثيق المفاهيم والتعاريف والنتائج الرئيسية والجداول.
التوافق في هيكل تقرير المسح يساعد المستخدمين على العثور على المعلومات والبيانات الإحصائية حول المسح، وعلى الأرجح الجهات الحكومية والوكالات الإحصائية لديها سياسات محددة ومعايير ومبادئ توجيهية بشأن المحتوى والتنسيق لضمان إنتاج هذه التقارير وفقاً لمتطلبات المستخدمين، وينبغي وضع ضوابط واضحة لإعداد التقرير بحيث تكون بنفس القواعد من حيث الشكل والتنسيق، وفيما يلي هيكل مقترح لتقرير المسح وقابل للتطبيق في أغلب الحالات:
- صفحة الغلاف.
- صفحة عنوان التقرير وتحتوي على البيانات التالية: (عنوان أو موضوع التقرير، أسماء معدي التقرير، تاريخ إصدار التقرير، اسم الشخص أو الجهة الموجه إليها التقرير).
- قائمة محتويات التقرير وتحتوي على الموضوعات التي يشتمل عليها التقرير.
- قائمة بالجداول والرسومات البيانية وأرقام صفحاتها في التقرير.
- الملخص التنفيذي.
- التقديم.
- التمهيد (المقدمة).
- المنهجية (طريقة إعداد التقرير)
- الفقرات.
- الخاتمة.
- الاستنتاجات والتوصيات.
- جهات الاتصال.
- المراجع (References): كشف بأسماء المراجع سواء مؤلفات علمية أو بحوث ودراسات أو تقارير أو دوريات وغيرها أو مصادر بيانات إدارية.
- الملاحق (Appendixes): وتضم جميع الماحق والوثائق التي ورد ذكرها في التقرير.
مقال تفصيلي عن الارتباط والانحدار الخطي البسيط في التحليل الإحصائي
المراحل التفصيلية لشكل التقرير الاحصائي:
أولاً: صفحة الغلاف:
وتتكون من الغلاف الخارجي للتقرير الاحصائي والغلاف الداخلي:
1- الغلاف الخارجي:
- أن يتم تصميم الغاف الخارجي بما يدل على المحتوى.
- اسم وعنوان التقرير: أن يكون العنوان مكتوبا بأسلوب وشكل واضحين وأن يكون دالا على ماهية التقرير، اذا كان التقرير لإحصاءات سنوية جارية يكون العنوان على سبيل المثال (إحصاء ......لسنة 2016)، أما اذا كان التقرير نتائج مسح فيكون العنوان (مسح ...... لسنة 2016).
- شعار أو رمز الجهة التي تصدر التقرير (أعلى المنتصف).
- اسم الجهة المنفذة أو المؤلفة (تحت الشعار).
- تاريخ اصدار التقرير (أسفل اليمين).
2- الغلاف الداخلي:
- اسم وعنوان التقرير.
- شعار أو رمز الجهة التي تصدر التقرير (أعلى المنتصف).
- اسم الجهة المنفذة أو المؤلفة (تحت الشعار).
- تاريخ اصدار التقرير (أسفل اليمين).
- الجهات الداعمة أو المساندة في التنفيذ (الاسم والشعار).
ثانياً: قائمة المحتويات:
- تحتوي هذه القائمة علي فهرسة لأهم العناوين في التقرير وارقام الجداول حسب موقعها في صفحات التقرير، وهناك نماذج عديدة لطريقة كتابة فهرسة المحتويات، ويمكن اختيار المناسب حسب نوع التقرير فاذا كان مكتوبا من فصول عدة يتم ترقيم الفصول ومن ثم ترقيم فرعي لفقرات كل فصل، ما إذا كان عناوين رئيسه وتتبعها عناوين فرعية وجداول فترقم بالتسلسل وحسب موقعها في الصفحات.
- تضاف قائمتان منفصلتان للجداول والخرائط.
ثالثاً: قائمة الجداول والأشكال (الرسوم البيانية):
تحتوي هذه القائمة على فهرسة لأهم عناوين الأشكال في التقرير وارقام الأشكال حسب موقعها في صفحات التقرير، وهناك نماذج عديدة لطريقة كتابة فهرسة الأشكال، ويمكن اختيار المناسب حسب نوع التقرير فاذا كان مكتوبا من فصول عدة يتم ترقيم الفصول ومن ثم ترقيم فرعي لفقرات كل فصل، ما إذا كان عناوين رئيسه وتتبعها عناوين فرعية وأشكال فترقم بالتسلسل وحسب موقعه افي الصفحات.
رابعاً: الملخص التنفيذي:
- يكون الاهتمام عادة بالنتائج الأساسية المهمة.
- يتم استعراض النتائج وتحليلها بحيث يستطيع غير الإحصائي استيعابها حتي ولو لم يقرأ المنهجية.
- تعكس مؤشرات التقرير صورة واضحة عن المجتمع الذي تمثله هذه البيانات، والزمان والمكان للظاهرة.
- تترك النتائج التفصيلية لإحدى الملحقات (الجداول الاحصائية).
- تستعرض النتائج وكأن المؤلف يمهد لاستنباطات تؤدي إلى توصيات معينة.
- يوضـع جـدول يتضمـن المؤشـرات السـنوية الرئيسـية لغـرض المقارنـة يرافهـا شـكل بيانـي يوضـح تلـك المؤشـرات أو خارطـة تسـقط عليهـا المؤشـرات حسـب الموقـع الجغرافـي.
خامساً: التقديم:
- إذا اقتضى الأمر في حال إذا كان الإصدار جديدا أو على قدر كبير من الأهمية.
- فــي حــال تقــرر إدراج كلمــة افتتاحيــة لمســؤول رفيــع المســتوى ينبغــي أن تحتــوي الكلمــة علــى رســائل هامــة وليــس عى معلومات فنيــة، ويستحســن إخراجهــا بشــكل مميــز (إطــار وصــورة ...الــخ).
- في حالة كتابـة التقريـر لنتائـج تعـداد او مسـح فمـن الأفضـل كتابـة تقديـم بتوقيـع الوزيـر او رئيـس المركـز او مسـؤول أخـر، يتضمـن التقديـم أهميـة تنفيـذ التعـداد أو المسـح مـع تقديـم شـكر وتقديـر تثمينـاً لجهـود الجهـات المسـاهمة والمسـاندة والمنفـذة.
- اما في حالة التقرير السنوي لإحصاءات معينة فيكتفي بكتابة التمهيد او المقدمة.
- ملاحظة هامة (يترك ظهر الصفحة التي كتب فيها التقديم فارغاً).
سادساً: التمهيد (المقدمة):
- هو أهم ما يكتب في التقرير من حيث جذب اهتمام القارئ أو السامع.
- ان يعطــي نبــذة تاريخيــة عــن بــدء تنفيــذ الإحصائيــة وفكــرة عــن محتويــات التقريــر وأن يفكــر المؤلــف بعنايــة بمحتــوى كل فقــرة وبترتيبهــا.
- يستحسن ألا يزيد على صفحة أو صفحتين بالكثير. ملاحظة هامة (يترك ظهر الصفحة التي كتبت فيها المقدمة فارغاً).
- ويشمل التمهيد في العادة الفقرات التالية: (فقرة حول السياق العام، فقرة حول أهداف التقرير مع التركيز على المستخدمين وأغراض الاستخدام الأساسية، تقديم لعناصر التقرير.)
سابعاً: المنهجية:
يتـم فـي هـذه الفقـرة وصـف الاسـلوب الإحصائـي الـذي يسـتخدم فـي إعـداد الاحصائيـة وخاصـة مـا يتعلـق بوصـف المجتمـع المعنـي وتوضيـح اسـلوب العـد الشـامل أو العينـة واسـلوب اختيـار العينـة وادوات تنفيـذ المسـح مـن اسـتبيانات او اسـتمارات، والتعليمـات التوضيحيـة والتعاريـف والتصانيــف المســتخدمة ثــم تحديــد اســلوب تحليــل النتائــج وذكــر العمليــات الإحصائيــة المســتخدمة.
ثامناً: الفقرات:
ينقسـم التقريـر لفقـرات عديـدة تحتـوي علـى كل التفاصيـل حـول الاسـتنتاجات الرئيسـية وعـرض النتائـج يليهـا معلومـات أكثـر تفصيـلا بحيـث ترتـب الأفـكار منطقيـا حسـب الأهميـة، وتشـمل بعـض الجـداول والرسـوم البيانيـة جنـب إلـى جنـب مـع تعليـل مـا تعنـي هـذه النتائـج وأهميتهـا فـي دعـم التقريـر.
تاسعاً: الخاتمة:
يعــرض هــذا الجزء نبــذة عــن الآثــار المترتبــة علــى النتائــج. يمكــن إعطــاء أي اســتنتاجات أو توصيــات ملائمــة حــول الإجــراءات الازمــة لمتخــذي القـرارات الرئيسـية والمسـتخدمين، علـى أن تكـون معتمـدة مـن قبـل المختصيـن والخبـراء فـي التحليـل، ودراسـة التأثيـرات المحتملـة والمترتبـة مـن أخطـاء المعاينـة وغيـر المعاينـة.
عاشراً: الاستنتاجات والتوصيات:
- يتم وضع تحليل لأهم النتائج التي تم الحصول عليها.
- فــي التقاريــر الاحصائيــة لا توجــد حاجــة لكتابــة الاســتنتاجات والتوصيــات لأن مهمــة الإحصائــي توفيــر البيانــات وتهيئتهــا لمتخــذي القــرارات وراســمي السياســات والمخططيــن لغــرض تحليلهــا ووضــع الخطــط والبرامــج المناســبة، وفــي بعــض تقاريــر المســوح مــن الممكــن وضــع توصيــات اســتناداً الــى النتائــج والمؤشــرات المتحققــة مــن المســح.
- فـي الدراسـات البحثيـة والتحليليـة تشـكل الاسـتنتاجات والتوصيـات القيمـة المضافـة الحقيقيـة للتقريـر بالنسـبة لراسـمي السياسـات وصنـاع القرار.
- لا بد من عاقة واضحة بين الاستنتاجات والنتائج التي تم عرضها في جداول التقرير.
- من الأخطاء الشائعة صياغة توصيات ليست لها عاقة واضحة بنتائج التقرير.
- يتم بناء التوصيات على أساس الاستنتاجات.
الحادي عشر: المراجع والمصادر:
الأمانة العلمية تقتضي عرضاً لجميع المراجع.
الثاني عشر: جهات الاتصال:
هـذا الجزء هـو إلزامـي لأي مسـح، توفيـر رقـم التواصـل المباشـر لتسـهيل عمليـة التواصـل مـن قبـل المسـتخدمين، والإشـارة إلـى موقـع الجهـة الإحصائيـة علـى شـبكة الأنترنـت حيـث يمكـن العثـور علـى معلومـات.
الثالث عشر: الملحقات:
- تحال المواد التي لا تناسب متن التقرير (ولا يمكن الاستغناء عنها) إلى الملحقات منها:
- جداول تفصيلية وكبيرة الحجم.
- اشتقاقات لمعادلات رياضية.
- نصوص ذات عاقة، وثائق أخرى، تشريعات أو تعليمات.
- خرائط.
- نماذج الاستمارات والاستبانات المستخدمة في تنفيذ المسح او الإحصائية.
للحصول على خدمة التحليل الإحصائي المقدمة من شركة أطروحة يمكنك التواصل معنا مباشرة ً عبر الواتس اب الخاص بالشركة والحصول على خصم 10% على خدمة التحليل الأحصائي
