.jpg "أهم نصائح إدارة الوقت بفاعلية")
أهم نصائح إدارة الوقت بطريقة فعالة
أكدت الكثير من الدراسات العلمية الحديثة في مجال العلوم الإدارية الأهمية الكبيرة لإدارة الوقت بالنسبة لأي منظمة من المنظمات على اختلاف مجال عملها، وقد كشفت أن المنظمة تستمد فعاليتها من فعالية إدارته، ويتطلب ذلك توافر جملة من الكفايات المهنية والأدائية اللازمة لدى القائمين عليها للارتقاء بأوضاعها وتحسين خدماتها الموجهة للأفراد.
ومادام الوقت يمثل موردا ثمينا غير قابل للتجدد فإن هذا ما دعا إلى بحث السبل الناجحة لإدارته واستغلاله بالشكل المطلوب، والسعي إلى اتخاذ التدابير اللازمة للقضاء على كل العوامل المتسببة في هدره وانحراف المنظمة عن مسارها الصحيح في تحقيقها لأهدافها المنشودة، لاسيما وأن الوقت يرافق كل عملياتها الإدارية، وعلى إدارته تتوقف إدارة سائر الأعمال الأخرى.
ما هو الوقت؟
يعرف الوقت بأنه "مورد في غاية الأهمية، فهو أنفس ما يملك الإنسان، لأنه وعاء لكل عمل وكل إنتاج، ورأس المال الحقيقي للإنسان فردا أو مجتمعا، وذلك أن أي نشاط إنساني أو إنتاجي يتم في إطار ما زمني محدد وفق برنامج معتمد من طرف الفرد ذاته أو إدارة المنظمة.
فارتباطه وثيق ولا يمكن لأي عملية إدارية أو إنتاجية أن تتم بمعزل عن عامل الوقت، فهو أكثر المصادر التي نمتلكها قيمة، ويجب أن يستثمر بعناية فائقة.
الوقت لا يمكن تخزينه، بالإضافة إلى أنه يتخلل كل جزء وكل مرحلة في العملية الإدارية، وبالتالي لا يمكن شراؤه أو بيعه أو تأجيره أو استعارته أو توفيره ولكن الأمر يتطلب استغلاله على نحو أفضل وفق برنامج مسطر يأخذ في حسبانه كل الاعتبارات، لأن أي هدر للوقت يترتب عنه تراكم الكثير من الأعمال التي يتم تأجيلها مما يؤثر سلبا على المنظمة وعلى تحقيقها لأهدافها.
الوقت شيء مقدس بالنسبة للفرد والمنظمة على السواء نظرا لما له من أهمية كبيرة في الحياة العلمية، العملية، الاجتماعية... إلخ، وهو مورد هام يتطلب منهما التخطيط والتوجيه للنجاح في تأدية مختلف الأعمال، وتحقيق الأهداف المسطرة، وعدم احترام الوقت من شأنه أن يؤدي إلى هدره فيما لا ينفع مما يترتب عنه تراكم للواجبات التي تصبح أحد معوقات العمل فيما بعد.
ما هي خصائص الوقت؟
للوقت خصائص متعددة نذكر منها ما يلي:
- هو شيء مجرد لا تدركه الحواس ولكنه قابل للتنظيم.
- ضرورة استغلاله فيما ينفعه ذلك أن الفرد ُيسأل عنه أمام الله يوم القيامة حيث يقول الرسول الكريم صلى الله عليه وسلم: لا تزول قدما عبد يوم القيامة حتى يسأل عن عمره فيم أفناه وعن علمه فيم فعل، وعن ماله من أين اكتسبه وفيما أنفقه، وعن جسمه فيما أبلاه.
- الالتزام بالوقت هو في الحقيقة التزام أخلاقي لدى الفرد تجاه الآخرين، والعامل تجاه المنظمة التي يعمل بها.
- يعد الاستغلال الجيد للوقت من طرف المنظمة مؤشرا حضاريا لدى الأمم المتقدمة ولعل أبرز مثال على ذلك العمال اليابانيون الذين يتميزون عن غيرهم بتقديسهم للوقت وحسن إدارته وهو ما يساهم في جودة العمل.
- الإدارة الرشيدة للوقت سبب نجاح المنظمة في تحقيقها لعائد اقتصادي كبير.
- الوقت قابل للهدر خصوصا إذا لم يخطط لاستغلاله بالشكل الصحيح من طرف الفرد أو المنظمة.
ما هي أهم أنواع الوقت؟
إن للوقت العديد من الأنواع، ويمكننا توضيح أنواع الوقت فيما يلي:
أولاً: الوقت الإبداعي:
وهو ذلك الوقت المخصص للدراسة والبحث والاستقصاء والتخطيط لفهم الأمور وإدارتها، والعمل على تحديد مضيعات الوقت، ووضع الحلول لها، وتحديد الأولويات التي يجب القيام بها لخلق الشعور بأهمية الإنجاز والمتابعة.
ثانياً: الوقت التحضيري:
ويمثل الفترة الزمنية التي تسبق البدء في العمل وقد يستغرق هذا الوقت في جمع المعلومات أو حقائق معينة، ويفترض أن يعطي الإداري هذا النوع من النشاط ما يتطلبه من الوقت نظرا للخسارة الاقتصادية التي قد تنجم عن عدم توفر المدخلات الأساسية للعمل.
ثالثاً: الوقت الإنتاجي:
يمثل الفترة الزمنية التي تستغرق في تنفيذ وإنجاز العمل الذي تم التخطيط له في الوقت الإبداعي، والتحضير له في الوقت التحضيري.
رابعاً: الوقت غير المباشر أو العام:
ويمثل الوقت المخصص للقيام بنشاطات عامة والتي لها تأثيرها الواضح على مستقبل المنظمة وعلى علاقتها بالغير كمسؤولية المنظمة الاجتماعية وارتباط المسؤولين فيها بمؤسسات وجمعيات وهيئات في المجتمع.
ما مفهوم إدارة الوقت؟
- تعرف إدارة الوقت بأنها: "فن وعلم الاستخدام الرشيد للوقت، وهي استثمار الزمن بشكل فعال، وهي عملية قائمة على التخطيط والتنظيم والتنسيق والتحفيز والتوجيه والمتابعة والاتصال، وهي كمية ونوعية في ذات اللحظة.
- تعرف إدارة الوقت أيضا بأنها عملية مستمرة من التخطيط والتوجيه والتقويم لمجالات العمل بهدف تحقيق فعالية مرتفعة لاستغلال الوقت في ضوء هذه الموارد المالية والبشرية الموضوعة تحت تصرف المدير.
- عملية مستمرة في الأعمال الإدارية والفنية وتشمل تخطيط وتنفيذ وتقويم مستمر للنشاطات التي قوم بها المدير خلال فترة الدوام الرسمي، تهدف إلى تحقيق فاعلية مرتفعة في استثمار الوقت المتاح للوصول إلى تحقيق الأهداف المنشودة.
- عملية تعتمد على التخطيط والتنظيم والتنسيق والتوجيه والمتابعة من أجل استثمار الوقت بفاعلية باستخدام أفضل الأساليب والوسائل والإمكانات المتاحة لتحقيق الأهداف المنشودة في الفترة الزمنية المحددة لتحقيقها.
- إدارة الوقت عبارة عن عملية مستمرة يشرف عليها مدير المنظمة، وهي تقوم على التخطيط والتنظيم والتوجيه والتقويم للنشاطات الإدارية والفنية المختلفة في ضوء الإمكانيات المتاحة بهدف رفع فعالية المنظمة وكفاءتها، وتتحدد كفاءة مدير المنظمة إلى حد كبير بكفاءته في إدارة وقته ووقت العاملين معه.
ما هي أهمية إدارة الوقت بالنسبة للعملية الإدارية ؟
تعتبر إدارة الوقت ذات أهمية بالغة بالنسبة للفرد والمنظمات على السواء، وذلك باعتباره موردا ثمينا لا يمكننا ادخاره ولا استرجاع، ويتطلب في المقابل الحكمة والروية في استخدامه، وتتوقف على إدارته إدارة سائر الأعمال، والمتفحص لأدبيات الإدارة يلمس وجود علاقة بين عامل الوقت ودرجة تقدم المجتمعات وتحضرها.
نصائح حول إدارة الوقت بفاعلية:
تتمثل نصائح إدارة الوقت في مدى الالتزام بمراحل إدارة الوقت وخطواته المتمثلة في:
أولاً: التخطيط:
- تعتبر هذه المرحلة من أهم المراحل التي تقوم عليها مراحل إدارة الوقت وأبلغ تأثيرا على مسار المنظمة، وتحقيقها لأهدافها المستقبلية، خصوصا إذا أدركنا أن التخطيط "يربط بين أجزاء العملية الإدارية وكذلك بين العمليات المتسلسلة والمتعاقبة التي يشمل عليها النشاط الإداري.
- يحدد لكل مرحلة من مراحل التنظيم أو التوجيه أو الرقابة زمنا لبدايتها ونهايتا، وعلى العاملين في المنظمات أن ينجزوا أعمالهم ضمن هذه الخطة الإدارية.
- يتطلب من المُ َخ ِّطط أن يراعي التسلسل الزمني في مراحل هذه الخطة وأن يقوم بتوزيع الأزمنة عليها إلى أزمنة تتناسب مع المراحل المحددة بحيث يكون مجموع هذه الأزمنة الموزعة مساويا الزمن الكلي، وان يختار الزمن المناسب لكل مرحلة.
- لا يمكن لأي منظمة تحقيق أهدافها إذا لم تعتمد على خطة عمل تراعي فيها ممارسة النشاط الإداري وفق رزنامة زمنية محددة، وهو عملية معقدة تربط الحاضر بالمستقبل، تتطلب تفكيرا في المستقبل بطريقة منظمة، واستشرافه والتنبؤ بأحداثه المتوقعة.
ثانياً: التنظيم:
- ترتبط إدارة الوقت بالتنظيم الإداري في عدة أمور، كتحديد المهام والاختصاصات وتقسيم النشاطات بينهم بشكل موضوعي وتحديث وتبسيط إجراءات العمل وأساليبه المتبعة والاتجاه نحو تفويض السلطة الذي يرمي إلى تعميق مفهوم التخصص وتقسيم العمل وتيسير قيام كل مستوى إداري بمهامه الموكلة إليه.
- يقصد بالتنظيم أيضاً تكوين بناء يساعد على تحقيق الأهداف، وينصرف في مفهومه إلى توفير الإطار أو الوعاء الذي من خلاله سيتم تحقيق أهداف العمل والأهداف الشخصية للمدير، وبناء عليه فإن التنظيم يشتمل على ما يلي:
- تجزئة العمل الضروري لتحقيق الهدف في أعمال مفردة.
- توفير الوسائل لتنسيق جهود القائمين بها
ثالثاً: التوجيه:
- تتمثل هذه المرحلة في جملة من الإرشادات الموجهة للموظفين حول الكيفية التي يؤدى بها العمل، وقد تكون هذه الإرشادات شفوية، كتابية ... إلخ.
- يشترط في القائم على التوجيه اختيار الوقت المناسب لذلك، وإدراك الحالة النفسية للعاملين وظروف المنظمة، وأن يكون على علم بالتخطيط الإداري، وذلك على أساس أن التوجيه ملازم لعملية التخطيط، ولا يكن تجاهله.
رابعاً: اتخاذ القرارات:
- تعتبر عملية اتخاذ القرارات من الأنشطة الإدارية المهمة على الإطلاق، ولاسيما ما وان الإدارة الحديثة قد ركزت على الأسلوب العلمي في عملية اتخاذ القرارات في يتعلق بتشخيص المشكلة واقتراح الحلول المناسبة لها.
- تحتاج هذه العملية لإنجازها فترة زمنية معينة، وذلك نظرا لطبيعة المشكلات التي يواجهها المدير والظروف المحيطة به.
خامساً: الرقابة:
تتضح هذه العملية من خلال متابعة مسار العملية الإدارية للوقت وكل ما من ويطول شأنه أن يؤثر عليها، والكشف عن الأخطاء أو منع وقوعها في الوقت المناسب زمن الرقابة إذا كانت إجراءاتها شديدة وصارمة، وتم تنفيذها من خلال التهديد والوعيد، ويقصر زمنها إذا كانت نابعة من الذات ومعتمدة على الثقة والمحبة والحرص على تحقيق الأهداف.
يمكنك الاستزادة بمقال يتضمن أهم نصائح الدراسة والمذاكرة
